Att det är viktigt med specifika instruktioner vet de flesta. Men att det kan vara så allvarligt som att rädda liv kanske inte är lika vanligt. Det är inte alltid så lätt att göra en kravspecifikation som fungerar. För det är så många faktorer som spelar in. Ett antal scenarier eller situationer som du måste ta med i beräkningen. Samtidigt så är det något du inte klarar dig utan. Det är viktigt för alla företag, och andra organisationer, att kunna göra en klar och tydlig kravspecifikation.
Bland annat så används det vid rekrytering. Du vill inte ha en ny försäljningschef som inte passar för posten. Det kan bli katastrof. Därför måste du redan från början vara tydlig med vilken sorts person du letar efter. Ett projekt kan bli både försenat och helt fel om inte kravspecifikationen är tydlig. Om inte alla vet vad de ska göra eller dina entreprenörer tyder målsättningen på ett annorlunda sätt helt och hållet. Därför bör du satsa på att göra bra och tydliga kravspecifikationer.
Lära sig ställa krav
Det finns mycket du bör kunna för att bli framgångsrik. Om du inte redan har det i din utbildning finns det dock hjälp att tillgå. Dels kan du anlita en utomstående firma att ta hand om det hela. Men det allra bästa är ändå att lära sig hur man gör. Speciellt när det kommer till krav och vad du är ute efter. Den som vet allra bäst är ju du själv. Eller den som är ansvarig för en viss avdelning eller grupp. Konsultbolaget.se håller kurser i kravspecifikation.
Det tar inte så mycket tid och resurser att gå en kurs för att lära sig ställa krav på rätt sätt. Där du får ser hur du ska formulera dig och vad som är viktigt att inkludera. Men det du lär dig kan ha långsiktiga fördelar och betyda en hel del för verksamheten. Ju tydligare du är desto större chans att du får vad du vill ha. Plus att du slipper en massa tjafs när entreprenörer eller andra inte levererar det du tänkt dig. Läs mer här och se deras utbud.
Använda kravspecifikationer för att hitta personal
Just rekrytering är en stor och viktig uppgift. Speciellt när det handlar om lite högre poster med stort ansvar. Då behöver du verkligen någon som är skräddarsydd för uppgiften. När du vet vad du vill ha blir det enklare att sålla bland ansökningarna och hitta fram till de rätta kandidaterna. För de som söker kan inte gissa sig till vad du vill ha. Om de har tydliga specifikationer kan de snabbt avgöra om det verkar vara en bra post för dem eller inte. Med en väl formulerad kravspecifikation får du bättre chefer.
Det handlar hela tiden om att hitta någon som vill ha jobbet samt har de rätta kvalifikationerna. Därför måste du vara väl medveten om vad dessa kvalifikationer är. En person kan vara alldeles utmärkt för ett företag men inte alls passa in på ett annat. Alla de faktorer som avgör ifall hen har en chans att fungera måste vara tydligt uttryckta. När du formulerar en kravspecifikation hjälper det också dig själv att tänka igenom din målsättning. Vart företaget eller avdelningen är på väg. Vad ni hoppas ska vara situationen om ett år eller så. Det lönar sig alltså på flera olika nivåer att göra tydliga kravspecifikationer.
Hur du kan rädda liv
Men hur kan då en tydlig kravspecifikation rädda liv? Alternativt, förstöra någons liv om den inte är tillräckligt bra. Det kan handla om säkerheten på ett bygge eller verkstad. Där är det viktigt att varje liten del, varje skruv eller bult, sitter på rätt ställe. Sedan har du mediciner och vacciner. Inom detta område finns det ofta flera olika alternativ att välja mellan. Genom att inte specificera att du vill ha det allra bästa är det lätt hänt att du får något som inte riktigt håller måttet. Det kanske fungerar till en viss grad, men kan vara farligt i längden. Aftonbladet avslöjar riskerna med fel kravspecifikation.
Det här är naturligtvis extrema tillfällen, men ändå ganska vanliga. För de flesta verksamheter handlar det inte om att rädda liv. Men det är viktigt för att du ska kunna gå framåt. För att företaget ska växa och bli starkare eller större. Så på det sättet är det mycket viktigt att du ställer tydliga krav. De flesta anställda trivs också bättre om de vet vad som förväntas av dem. Vilka tidsfrister och gränser som ett projekt har. Vem som ska göra vad eller vilka detaljer som är allra viktigast. Satsa därför på kravspecifikationerna.
Hur du lär dig ställa krav
Det låter lite pretentiöst att ställa krav. Men i affärer så måste du ha en klar bild av vad du vill. Dels för verksamheten som helhet, vart du är på väg. Att sätta smarta mål är ett sätt att nå fram snabbare. Men även i helt vanliga transaktioner. Om du kan ställa krav eller tydligt förklara vad du vill ha så vet leverantören eller konsulten direkt om de kan uppfylla detta. Det blir inga framtida diskussioner med missförstånd.
Du behöver en strukturerad metod som gör att folk kan förstå dina krav. Naturligtvis är det viktigt att du själv först har ett grepp om dem, för att sedan kunna förmedla det till andra. Ofta så är det också bra att bryta ner dem i mindre delar. Kravhantering är en process, som nu för tiden görs på datorer. På en kurs får du lära dig principerna bakom kravspecifikationer, men också hur du ska kunna förvandla det till en beställning eller arbetsorder. Hur du förmedlar det till de runt omkring dig, oavsett om det är medarbetare eller entreprenörer.
En tydlig kravspecifikation kan ibland rädda liv, så pass viktig är den. För det mesta handlar det om att spara pengar, eller kanske att tjäna dem. Så se till att alla involverade är på det klara med vad kravhantering verkligen innebär. Samt att de vet hur de ska uttrycka sig så att det blir korrekt redan från början.
